営業支援機能を充実 クラウド版も登場した営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」

提供：Ｓｋｙ株式会社

日本のビジネスシーンに残る名刺管理の課題

ビジネスシーンでは紙の名刺が非常に多く使われますが、「名刺を起点にビジネスを変えていこう」という考えを持っている企業が少ないのも事実です。

たとえば、紙の名刺を会社で管理するにしても、名刺ファイルに入れて会社で保管するだけでは、個人で保管するのとあまり違いがありません。ファイルが会社の棚にあるのか、個人の机にあるかの違いだけです。つまり、紙の名刺をそのまま保管していた時代には、たとえ会社で管理したとしても、それを有効に使う手段がなかったのです。

その結果、会社がIT化し、スマートフォンを持つような時代になっても、「名刺を会社で共有する」という発想が生まれてこないままになっています。

セキュリティ面だけではない。フリーの名刺管理サービスにおけるリスク

しかし、実際の業務では社員の皆様はスマートフォンやパソコンを使いますから、名刺情報をITで管理したいと考えるのは当然です。その中で出てきたのが、フリーの名刺管理サービスです。会社は「DXだ！」と言うのに、名刺は管理してくれないということで、フリーの名刺管理サービスを使い始めた方が日本国内だけで既に数百万人はいるといわれています。

しかし、使用する際は「名刺は個人情報である」という点に注意しなければなりません。個人がフリーの名刺管理サービスを使ってデータベースのように名刺を検索できるようにすると、これは個人情報保護に伴う法律でいう「個人情報データベース」という扱いになります。つまり、会社の名刺をフリーの名刺管理サービスに登録すると、会社が管理すべき個人情報データベースになってしまうのです。

ところが、多くの会社はまだ組織として名刺情報を管理していないので、社員の方たちはそれぞれ個人の名義でフリーの名刺管理サービスを契約することになります。会社としては、社員が勝手にやっていることなので管理対象になっていない。フリーサービスの存在自体を公式には把握できていない、というような状況が広がりつつあるわけです。

たとえフリーの名刺管理サービスの約款に個人情報の取扱に関する記載があっても、個人の方は個人情報保護に伴う法律に精通しているわけではないため「知らずに使ってしまっている」ことも多く、結果的に法律上問題のある使い方になっているケースが散見されています。

フリーまたは有償の名刺管理サービスでは、システムに取り込んだ名刺のテキストデータや名刺画像が利用終了時に一切入手できない場合や、登録したデータの一部しか入手できない場合もあり、他のシステムで利用することは容易ではありません。

SKYPCEではこのようなベンダーロックインになることを避けるため、契約を終了される際には、お客様がスキャンした名刺画像やテキストデータ、入力した情報をお客様に返却できるようにしています。